Een draaitabel overleeft een managementoverleg pas als iemand het totaal naast de bron kan leggen. In groepen van Vaardig Data & Excel op Strijp-S begint het gesprek zelden bij de kleur van de grafiek. Het begint bij een deelnemer die zegt dat finance een ander getal heeft. Meestal heeft niemand de draaitabel gecachet tegen een SOM op de brontabel. Het scherm is mooi, de cache is oud, of de bron bevat een subtotaal dat nog eens wordt opgeteld.
De praktische volgorde is saai en daarom betrouwbaar. Eerst een Excel-tabel met kolomnamen, zonder samengevoegde cellen. Dan een controletelling van het aantal rijen. Dan pas de draaitabel, vanuit die tabel of vanuit een gegevensmodel met een sleutel die u kunt uitleggen. Filtert u testorders eruit, dan staat die filter in een cel of in een benoemde stap, niet in uw geheugen. Een slicer mag, als hij de enige is die de periode bepaalt. Vier slicers maken vier waarheden.
In de module Excel gevorderd oefenen wij die volgorde op een orderbestand waarin een kortingskolom soms tekst is. De fout is expres. Een draaitabel die tekst negeert, toont een totaal dat te laag is en er toch professioneel uitziet. Wie alleen de indeling nakijkt, keurt het bestand goed. Wie de SOM er naast zet, ziet het gat.
Het management hoeft die SOM niet elke week te zien. Het moet wel weten dat hij bestaat en wie hem bijwerkt. Zet op het scherm één zin: bron, moment van verversen, en of creditnota’s meetellen. Die zin is geen voetnoot voor auditors alleen. Het is de voorwaarde waaronder een directeur het getal mag herhalen naar een klant of een plantmanager. Zonder de zin herhaalt hij een vermoeden.
Wil het MT een compacter beeld, bouw dat daarna, niet ervoor. De module Dashboards staat maximaal zes tegels toe, elk met dezelfde definitie als de draaitabel eronder. Een tegel die een ander filter gebruikt dan de tabel, is een tweede rapport dat zich voordoet als een samenvatting. Die constructie halen wij in de les uit elkaar, ook als de opdrachtgever hem „executive” noemt.
Een laatste gewoonte die groepen in Eindhoven moeten afleren: de draaitabel kopiëren als waarden naar een mail, en de bron niet meesturen. De ontvanger kan niets narekenen en de zender kan drie dagen later niet meer uitleggen welke filter aanstond. Stuur het werkblad, of stuur niets. Een plaatje van een draaitabel is een herinnering, geen bewijs.
Houd de lat klein. Eén bestand, één controletotaal, één persoon die de leeswijzer kan voorlezen als u er niet bent. Dat is genoeg voor de eerstvolgende maandafsluiting. De rest is uitbreiding, en uitbreiding zonder die basis is hoe het volgende schaduwbestand ontstaat.