De gevaarlijkste Power Query die wij in Eindhoven tegenkomen, werkt perfect op één laptop. Het pad wijst naar C:Usersen daarna een voornaam. De stappen heten Aangepast1 tot en met Aangepast9. De eigenaar is twee weken met vakantie en de maandafsluiting wacht. Het bestand is geen automatisering. Het is een persoonlijk script dat toevallig in Excel woont.
De reparatie begint bij de bronlocatie. Een teammap, een afgesproken naam, geen downloadmap. Daarna hernoemt u elke stap in het Nederlands: bron gekozen, type gezet, testregels eruit, klant gekoppeld. Een collega moet de stap kunnen aanwijzen als u vraagt waar de testorders blijven. Kan dat niet, dan is de query nog niet klaar om te delen, hoe snel hij ook ververst op uw machine.
De module Power Query stopt bewust na die overdracht. Wij zetten geen gateway neer en wij plannen geen nachtelijke verversing op een server. Dat is een ander vak, met een andere eigenaar in uw IT-afdeling. Een cursus die doet alsof die stap erbij zit, levert een belofte die maandag breekt. U leert verversen terwijl iemand meekijkt. Lukt dat één keer, dan is de kans groot dat het volgende maandag ook lukt. Lukt het niet, dan hebt u nog werk, en dat werk is zichtbaar.
Koppelen van tabellen heeft dezelfde valkuil als een JOIN. Tel de rijen. Een merge die het aantal verdubbelt, telt euro’s dubbel zodra u sommeert. Deelnemers die Excel gevorderd al hebben gedaan, herkennen de controletotaal-reflex. Gebruik hem hier opnieuw. Power Query voelt nieuwer, de rekenfout is oud.
Typen zet u expliciet. Een kolom orderbedrag die als tekst binnenkomt, sommeert niet en klaagt zacht. De editor raadt soms goed en volgende maand fout, als een export een valuta-teken meeneemt. Zet het type, toon de fouten, filtreer ze niet weg zonder een telling van hoeveel rijen u verliest. Die telling hoort in de leeswijzer.
Een tweede valkuil is de query die een Excel-blad als bron gebruikt dat zelf al een draaitabel is. U stapelt dan aggregaten. De telling klopt op het blad en liegt tegen de bron. In de les breken wij die keten open: de bron is het platte extract of de tabel, de draaitabel komt erna, nooit ervoor. Wie die volgorde omdraait, kan de stappen nog zo netjes benoemen; het getal blijft een echo van een echo. Dat ziet u pas als u de rijtelling naast de administratie legt, niet als u naar de eerste twintig rijen kijkt.
Schaduw-IT verdwijnt niet door een verbod in een beleidsstuk. Zij verdwijnt als de officiële stap net zo duidelijk is als de plakroutine van de analist, en als die stap op een plek staat die niet met één persoon mee op vakantie gaat. Dat is een pad en een naamgeving. Meer hebt u deze maand niet nodig.