Een KPI zonder noemer is een scorebord zonder de regels van het spel. In managementsessies op Strijp-S vragen wij leidinggevenden het getal op de eerste tegel hardop te delen door iets. Lukt dat niet, dan is de tegel een los getal met een kleur. Hij kan stijgen omdat u meer orders hebt, of omdat u kleine orders hebt weggelaten, of omdat de periode een week langer is dan vorige keer. Het overleg discussieert daarna over de kleur.
Schrijf de noemer op het scherm, niet in een bijlage die niemand opent. Aandeel orders binnen de doorlooptijd: teller is de orders die de norm halen, noemer is de orders die in de periode zijn afgesloten, testorders eruit, interne leveringen eruit of erin — kies en schrijf het op. Een procent zonder die zin vergelijkt u volgende maand met een andere verzameling en noemt het een trend.
De module Managementinfo oefent het weigeren. „Meer detail” is geen vraag. „Welk besluit wordt anders als wij de creditnota’s apart tonen” is dat wel. Duurt het overleg langer dan twintig minuten op één afwijking, dan is de boom te breed of de eigenaar afwezig. Beide zijn organiseerbaar. Een nieuwe grafiek is dat niet.
Dashboards verleiden tot de omgekeerde volgorde: eerst het raster, dan de betekenis. In Dashboards keren wij die volgorde om. Zes tegels maximaal, elk met periode en uitzondering. Een zevende tegel betekent dat u iets schrapt. Teams die dat kinderachtig vinden, hebben meestal twaalf tegels en geen besluit. Na twee weken gebruikt niemand het scherm meer, behalve de bouwer.
Eigenaarschap is een naam, geen afdeling. „Operations” kan een definitie niet wijzigen. Een persoon wel, en die persoon moet in het overleg kunnen zeggen dat de norm deze maand niet verandert, ook als het stoplicht rood wordt. Zonder dat recht schuift de norm met de uitkomst mee. Dan meet u de wens, niet de operatie.
Neem een voorbeeld uit een maakomgeving in de regio: uitval daalt van vier procent naar twee procent. Zonder noemer weet u niet of het volume halveerde, of de meetmethode wijzigde, of de norm soepeler werd. In de sessie schrijft u die drie mogelijkheden op voordat iemand felicitaties uitspreekt. Blijft er één verklaring over die de bron dekt, dan mag de tegel blijven. Blijven er twee open, dan is de tegel een onderzoek en geen vaste KPI. Die beslissing hoort in de notulen, niet in de kleuren van het scherm.
Houd een KPI die deze toets niet haalt buiten het vaste pakket. Zet hem in een onderzoek, met een einddatum. Onderzoek mag rommelig zijn. Een vaste tegel niet. Die scheiding is het hele verschil tussen een academie-oefening en een scherm dat in Eindhoven een maand later nog wordt vertrouwd.